Lisansüstü Tezlerde Açık Erişimin Ertelenmesi Hangi Şartlara Bağlıdır?

Tez savunmasının tamamlanması ile araştırma sonuçlarının aynı gün herkesin erişimine açılması aynı işlem değildir. Bir buluş için patent başvurusu hazırlanıyor, yeni bir teknik henüz bilimsel yayına dönüşmemiş veya çalışma bir kurumla yapılan gizlilik protokolü kapsamında yürütülmüş olabilir. Böyle durumlarda tezin tam metnine erişim belirli şartlarla ertelenebilir.

Ancak öğrencinin veya danışmanın tezin yayımlanmasını istememesi, tek başına erişimi kapatmaya yetmez. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, gizlilik kararı bulunmayan lisansüstü tezlerin bilime katkı amacıyla YÖK Ulusal Tez Merkezi üzerinden erişime açılmasını kural olarak kabul eder. Erteleme, bu kuralın süresi ve sebebi belirli istisnasıdır.

Uygulamada üç ayrı yolun birbirine karıştırıldığı görülür: patent başvurusu nedeniyle iki yıllık erteleme, yeni teknik veya bulguların üçüncü kişilere haksız kazanç sağlaması ihtimalinde en çok altı aylık erişim engeli ve tez konusunun niteliğine dayanan gizlilik kararı. Bunların hukuki sebepleri, karar mercileri ve tez dosyasına etkileri aynı değildir.

Açık erişimin kanuni temeli

2547 sayılı Kanun’un Ek 40’ıncı maddesine göre lisansüstü tezler, yetkili kurum ve kuruluşlarca gizlilik kararı alınmadıkça Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi tarafından elektronik ortamda erişime açılır. Tez sahibinin ayrıca izin vermemesi veya danışmanın yayımlanmayı uygun görmemesi, kanundaki açık erişim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

18 Haziran 2018 tarihli Lisansüstü Tezlerin Elektronik Ortamda Toplanması, Düzenlenmesi ve Erişime Açılmasına İlişkin Yönerge, uygulamanın ayrıntılarını düzenler. Yönergenin 6’ncı maddesinde iki süreli erteleme sebebi, 7’nci maddesinde ise gizlilik dereceli tezlere ilişkin usul yer alır. Her üç durumda da öğrencinin talebi veya otomasyon ekranında bir kutunun işaretlenmesi yeterli değildir; yetkili kurulun dosyadaki sebebi değerlendirerek karar vermesi gerekir.

Tez teslimi, YÖK’e gönderme ve erişim tarihi

Tezin enstitüye teslimi, elektronik nüshanın YÖK’e gönderilmesi ve tam metnin kamuya açılması birbirini izleyen fakat farklı işlemlerdir. Erişim erteleme talebi öğrencinin tez teslim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesine göre tezli yüksek lisans öğrencisi, savunmada başarılı olduktan ve diğer şartları tamamladıktan sonra tezinin istenen nüshalarını sınav tarihinden itibaren bir ay içinde enstitüye teslim eder. Enstitü yönetim kurulu talep üzerine teslim için en fazla bir ay ek süre verebilir. Enstitü de teslimden itibaren üç ay içinde tezin elektronik kopyasını Yükseköğretim Kuruluna gönderir. Doktora ve sanatta yeterlik çalışmaları için Yönetmeliğin 23 ve 29’uncu maddelerinde benzer gönderme yükümlülükleri vardır.

Erteleme kararı, kural olarak tezin kuruma teslimini ve elektronik sisteme işlenmesini değil, kamuya açılacağı tarihi etkiler. Gizlilik kararı bulunan tezlerde ise Yönergenin 7’nci maddesi gereğince farklı bir yol izlenir; tez gizlilik süresince enstitü veya fakülte tarafından korunur ve gizlilik kaldırıldıktan sonra sisteme yüklenir.

Bu ayrım mezuniyet bakımından da önemlidir. Erişimi ertelenen tez, teslim edilmemiş tez sayılmaz. Buna karşılık öğrenci “zaten yayımlanmayacak” düşüncesiyle teslim süresini geçirirse diploma ve öğrencilik işlemleri yönünden hak kaybı yaşayabilir.

Patent başvurusuna dayanan iki yıllık erteleme

YÖK Tez Yönergesi’nin 6’ncı maddesinin birinci fıkrası, tezle ilgili patent başvurusu yapılması veya patent alma sürecinin devam etmesi hâlinde erişimin iki yıl ertelenmesine imkân verir. Bunun için danışmanın önerisi, enstitü anabilim dalının uygun görüşü ve enstitü veya fakülte yönetim kurulunun kararı gerekir.

Hüküm, ileride patent başvurusu yapılmasının düşünülmesini yeterli görmez. Dosyada yapılmış bir başvuru ya da devam eden patent süreci bulunmalıdır. Başvuru numarası ve tarihi ile patent konusu buluşun tezde açıklanan bilgiyle bağlantısı gösterilmelidir. Tezin yalnız küçük bir bölümünün başvuruyla ilgili olduğu hâllerde kurulun hangi nedenle tam metin erişimini iki yıl ertelediği de dosyadan anlaşılmalıdır.

Patent belgesinin sunulması erişimi kendiliğinden kapatmaz. Danışmanın görüşü ve anabilim dalının uygun görüşü hazırlık işlemleridir; hukuki sonucu doğuran karar yönetim kurulu tarafından verilir. Kararda tez sahibinin ve tezin açık kimliği, uygulanan Yönerge hükmü ile başlangıç ve bitiş tarihleri yazılmalıdır.

Yönerge iki yıllık sürenin başlangıç anını ayrıca tanımlamadığı için kurul tarihi, tez teslim tarihi ve sisteme yükleme tarihi arasında uygulama farkı doğabilir. Bu belirsizlik, kararda gün, ay ve yıl gösterilerek giderilmelidir. Patent incelemesinin iki yıldan uzun sürmesi, erişim engelini kendiliğinden uzatmaz.

Yeni teknik ve bulgularda en çok altı aylık erteleme

Yönergenin 6’ncı maddesinin ikinci fıkrası, yeni teknik, materyal veya metot kullanılan tezler için daha kısa bir koruma öngörür. Bunun uygulanabilmesi için tezdeki bilgi ve bulguların henüz makaleye dönüşmemiş veya patent gibi bir yöntemle korunmamış olması ve internetten paylaşılması hâlinde üçüncü kişilere ya da kurumlara haksız kazanç imkânı sağlayabilecek nitelik taşıması gerekir. Danışman önerisi, anabilim dalı uygun görüşü ve yönetim kurulunun gerekçeli kararı burada da zorunludur.

Yalnız “tezden makale hazırlanacaktır” denilmesi bu şartları karşılamaz. Hemen her tez için yayın düşünülmesi mümkündür; Yönerge ise yeni teknik, materyal veya metot ile haksız kazanç ihtimalini birlikte arar. Talepte hangi bölümün henüz korunmadığı ve kamusal erişimin nasıl bir haksız yarar doğurabileceği somutlaştırılmalıdır.

Altı ay sabit bir süre değil, üst sınırdır. Yönetim kurulu korunması gereken menfaatin daha kısa zamanda sağlanabileceği kanaatindeyse daha kısa erteleme verebilir. “Makale yayımlanıncaya kadar” gibi bitiş tarihi belirsiz bir karar, Yönergedeki süre sınırıyla bağdaşmaz. Makalenin kabul sürecinin uzaması da ilk kararı otomatik olarak devam ettirmez.

Gizlilik kararı ertelemeden farklıdır

Ulusal çıkarları veya güvenliği ilgilendiren; emniyet, istihbarat, savunma, güvenlik ya da sağlık gibi alanlara ilişkin tezlerde gizlilik kararı tezin yapıldığı kurum tarafından verilir. Bir kamu kurumu veya özel kuruluşla yapılan iş birliği protokolü kapsamında hazırlanan tezlerde ise ilgili kurumun önerisi, enstitü veya fakültenin uygun görüşü ve üniversite yönetim kurulu kararı aranır. Gizlilik kararı Yükseköğretim Kuruluna bildirilir.

Bir şirketle imzalanmış gizlilik sözleşmesi veya projedeki ticari sır kaydı, tek başına Yönergedeki idari kararın yerine geçmez. Sözleşme kurulun değerlendireceği maddi dayanak olabilir; fakat üniversite yönetim kurulunun yetkisini ortadan kaldırmaz. Aynı şekilde her şirket destekli tezin gizli olduğu varsayılamaz. Protokolün kapsamı ile tezde açıklanan bilgi arasındaki bağ kurulmalıdır.

Gizlilik kararı verilen tez, süre boyunca enstitü ya da fakülte tarafından gizlilik kurallarına göre muhafaza edilir. Gizlilik kalktığında Tez Otomasyon Sistemine yüklenir. Patent veya haksız kazanç gerekçeli süreli ertelemede ise tez sisteme gönderilir, yalnız tam metnin erişim tarihi ötelenir. Bu nedenle gizlilik kararı, iki yıllık ya da altı aylık kararın daha uzun biçimi değildir.

Patent yeniliğini etkileyebilecek açıklamalar

6769 sayılı Sınai Mülkiyet Kanunu’nun 83’üncü maddesine göre başvuru tarihinden önce dünyanın herhangi bir yerinde yazılı veya sözlü tanıtım, kullanım ya da başka bir yolla toplumca erişilebilir hâle gelen bilgiler tekniğin bilinen durumuna dâhil olabilir. Tezin Ulusal Tez Merkezinde açılması da böyle bir açıklama niteliği taşıyabilir.

Risk yalnız Ulusal Tez Merkeziyle sınırlı değildir. Herkese açık savunma, kongre sunumu, ön baskı, kurumsal arşiv, proje tanıtımı veya internet paylaşımı da buluşun yenilik değerlendirmesinde önem taşıyabilir. Sonradan alınan erişim erteleme kararı, daha önce gerçekleşmiş kamusal açıklamayı geri almaz.

Kanunun 84’üncü maddesi, başvurudan önceki on iki ay içinde gerçekleşen bazı açıklamaların patent verilebilirliğini etkilemeyeceği özel hâller düzenler. Fakat açıklamanın kim tarafından ve hangi kapsamda yapıldığını sonradan ispatlamak gerekebilir. Bu istisnaya güvenerek tezi patent başvurusundan önce yayımlamak ihtiyatlı bir yol değildir. Patent başvurusu, savunma, kurul kararı ve tez teslim takvimi önceden birlikte planlanmalıdır.

Kişisel veriler, 6’ncı maddedeki erteleme sebeplerinden değildir

Tezde kişisel veri, ıslak imza veya katılımcı kimliği bulunması, Yönergenin 6’ncı maddesindeki erteleme sebeplerinden biri değildir. Elektronik nüsha erişime uygun hâle getirilirken imzalar çıkarılmalı veya maskelenmeli; katılımcı, hasta, çalışan ve kurum içi kayıtlarda gerekli anonimleştirme yapılmalıdır.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndaki amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi tez ekleri için de geçerlidir. Araştırma sonucunu açıklamak için gerekli olmayan kimlik bilgileri kamusal nüshada yer almamalıdır. Erişimi altı ay veya iki yıl ertelemek veri sorununu çözmez; yalnız açıklama tarihini ileri alır. Süre dolduğunda tez açılacağından, kişisel veri kontrolünün teslimden önce tamamlanması gerekir.

Etik kurul onam formunda katılımcıya verilen gizlilik sözü de tez dosyasının süresiz kapalı tutulacağı anlamına gelmez. Araştırma tasarımı, verinin nasıl anonimleştirileceğini ve hangi bulguların yayımlanabileceğini baştan belirlemelidir. Gizlilik kararı gerektiren kurumsal veya ulusal nitelikte bir durum varsa Yönergenin 7’nci maddesindeki ayrı süreç işletilir.

Talep ve kararın zamanlaması

YÖK Yönergesi bütün üniversiteler için tek form ve tek son başvuru günü belirlemez. Enstitüler, mezuniyet akışına göre talebin tez savunmasından önce veya tez teslimiyle birlikte sunulmasını isteyebilir. Yerel usul Yönergedeki maddi şartları değiştiremez; fakat kurul kararının tezin kamuya açılmasından önce alınmasını sağlamak açısından önemlidir.

Patent gerekçeli dosyada tez savunma ve teslim tarihleri, patent başvuru belgesi, danışman önerisi, anabilim dalı görüşü ve yönetim kurulu kararı birbirini izlemelidir. Altı aylık talepte yeni teknik veya metodun ne olduğu, haksız kazanç ihtimali ve istenen süre açıklanmalıdır. Tez Veri Giriş Formundaki seçim ile yönetim kurulu kararındaki tarihlerin uyuşması gerekir.

Tezin yanlışlıkla erişime açıldığı fark edilirse sistem kaydı düzeltilebilir; fakat metnin erişilebilir kaldığı sırada meydana gelen açıklama fiilen ortadan kaldırılamaz. Özellikle patent düşünülen çalışmalarda “kurul daha sonra karar verir” yaklaşımı telafisi güç sonuçlar doğurabilir.

Erteleme süresinin bitimi ve kurul kararının içeriği

Kararda belirtilen süre sona erdiğinde tez kural olarak erişime açılır. Patent incelemesinin devam etmesi veya makalenin henüz yayımlanmamış olması, önceki kararı süresizleştirmez. Erişimin kapalı kalması isteniyorsa yürürlükteki Yönergede buna izin veren yeni ve farklı bir sebebin bulunup bulunmadığı değerlendirilmelidir. Sonradan gizlilik koşulları doğmuşsa, önceki patent kararının uzatılması değil, 7’nci maddeye göre yeni bir gizlilik işlemi gerekir.

Yönetim kurulu kararında Yönergenin 6/1, 6/2 veya 7’nci maddesinden hangisinin uygulandığı açıkça belirtilmelidir. Patent başvurusunun tarihi ve tezle bağlantısı; haksız kazanç ihtimalinde yeni teknik, materyal veya metodun dosyadaki karşılığı; gizlilikte ise öneri ve uygun görüşlerin tarihleri bulunmalıdır. Sürenin başlangıç ve bitişi, tez sahibinin adı ve tez başlığı tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılmalıdır.

Tez erişimi uyuşmazlığında lisansüstü eğitim avukatı, yalnız erteleme dilekçesini değil; tez teslim tutanağını, patent başvurusunu, proje veya iş birliği protokolünü, danışman önerisini, anabilim dalı görüşünü, yönetim kurulu kararını ve otomasyon kaydını birlikte incelemelidir. Patent, açık erişim ve gizlilik rejimlerinin aynı hukuki sebep altında birleştirilip birleştirilmediği ancak bu işlem zinciri üzerinden anlaşılabilir.