Tez Danışmanının Üniversiteden Ayrılması Danışmanlığı Sona Erdirir mi?

Bir öğretim üyesinin emekliye ayrılması, istifa etmesi veya başka bir üniversitede göreve başlaması, yürüttüğü tez çalışmasını bilimsel bakımdan bir anda sona erdirmez. Buna rağmen üniversite bilgi sistemindeki yetkinin kapanması, uzmanlık alanı dersinin açılamaması veya tez izleme toplantısının yapılamaması öğrenciyi fiilen danışmansız bırakabilir. Bazen de öğretim üyesi desteğini sürdürür; fakat enstitü işlemlerini hangi sıfatla yapacağı belirsiz kalır.

Tez danışmanlığı, yalnız öğrenci ile öğretim üyesi arasındaki kişisel güven ilişkisi değildir. Danışmanın atanması, değiştirilmesi, tez konusunun onaylanması ve savunma işlemlerindeki rolü idari kararlara bağlıdır. Bu nedenle öğretim üyesinin kurumdan ayrıldığı dosyada, önce geçerli danışman atama kararı; sonra öğrencinin program ve tez aşaması; ardından üniversitenin kendi lisansüstü düzenlemesi ile YÖK’ün konuya ilişkin ilkesi birlikte incelenmelidir.

Danışmanlık enstitü yönetim kurulu kararıyla kurulur

Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği’nin 8’inci maddesine göre tezli yüksek lisans programında anabilim veya anasanat dalı başkanlığı her öğrenci için üniversite kadrosunda bulunan bir tez danışmanını en geç birinci yarıyılın sonuna kadar enstitüye önerir. Öğrenci ile danışmanın birlikte belirlediği tez konusu da en geç ikinci yarıyılın sonuna kadar önerilir. Danışman ve tez konusu, enstitü yönetim kurulunun onayıyla kesinleşir.

Doktora programında Yönetmeliğin 18’inci maddesi benzer bir yapı kurar. Danışman ile öğrenci ve danışmanın birlikte belirlediği tez konusu ve başlığı anabilim ya da anasanat dalı başkanlığınca enstitüye önerilir; enstitü yönetim kurulu kararıyla kesinleşir. Doktora danışmanının en geç ikinci yarıyılın sonuna kadar atanması gerekir.

Öğrencinin belirli bir öğretim üyesiyle çalışmaya başlaması veya öğretim üyesinin fiilen tez bölümlerini incelemesi, kurul kararı yoksa resmî danışmanlık sıfatı yaratmaz. Aynı şekilde danışman değişikliğinde öğrencinin dilekçesi, eski danışmanın görüşü ve yeni danışmanın kabul beyanı tek başına yeterli değildir. Üniversitenin yönergesinde öngörülen bölüm veya program önerisinden sonra yeni atamayı kesinleştiren işlem yine enstitü yönetim kurulu kararıdır.

Ulusal Yönetmelik danışman değişikliğinin bütün basamaklarını ayrı bir maddede düzenlemez. Bu boşluk, üniversite senatosunun lisansüstü eğitim yönergesiyle tamamlanır. Değişiklik formu, anabilim dalı kurulu, program yürütme kurulu veya mevcut danışmanın görüşü gibi yerel aşamalar varsa bunlara uyulur; fakat yerel düzenleme enstitü yönetim kurulunun nihai yetkisini ortadan kaldıramaz.

Kurumdan ayrılan öğretim üyesinin başlamış danışmanlığı

Yükseköğretim Kurulu Genel Kurulunun 29 Şubat 2024 tarihli toplantısında kabul edilen ve 13 Mart 2024 tarihli yazıyla üniversitelere iletilen lisansüstü program ilkelerinde, emeklilik veya başka bir yükseköğretim kurumuna geçiş gibi sebeplerle kurumdan ayrılan öğretim üyelerinin başlamış danışmanlıklarının devam edeceği belirtilmiştir.

Bu ilke ile Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği’nin 8 ve 18’inci maddeleri aynı hukuki metin değildir. Yönetmelik, ilk atamanın kim tarafından ve hangi aşamada yapılacağını düzenler. Kurumdan ayrıldıktan sonra başlamış danışmanlığın devamı ise YÖK’ün 2024 yılında güncellediği lisansüstü program ilkelerinde açıklanmıştır. Bu nedenle “emekli danışmanın devamı Yönetmeliğin 8’inci maddesinde yazılıdır” demek doğru olmaz.

“Başlamış danışmanlık” ifadesi, öğretim üyesinin ayrıldığı tarihten önce enstitü yönetim kurulu kararıyla atanmış olmasını gerektirir. Yalnız önerilmiş veya öğrenciyle gayriresmî çalışmaya başlamış bir kişi için aynı ilke doğrudan uygulanamaz. Buna karşılık geçerli atama kararından sonra öğretim üyesinin kadro ilişkisinin sona ermesi, ilk atamayı geçmişe dönük olarak hukuka aykırı hâle getirmez.

Üniversitenin kendi düzenlemesi; öğrencinin veya danışmanın talebi, anabilim dalının önerisi ve enstitü yönetim kurulu kararı gibi uygulama aşamaları öngörebilir. Ancak yerel usul, geçerli biçimde başlamış danışmanlığın kurumdan ayrılma sebebiyle devam edeceğine ilişkin YÖK ilkesini bütünüyle etkisiz kılamaz. Bu sebeple öğretim üyesinin ayrılış tarihiyle birlikte danışman atama kararının ve öğrencinin tez aşamasına geçişinin tarihleri belirlenmelidir.

Danışmanlık devam ederken idari işleyiş nasıl sağlanır?

YÖK ilkesi bilimsel ilişkinin devamını mümkün kılar; ancak üniversite içindeki her teknik işlemi kendiliğinden çözmez. Kurumdan ayrılan öğretim üyesinin öğrenci bilgi sistemine erişimi kapanabilir, uzmanlık alanı dersi üzerine tanımlanamayabilir, tez izleme tutanaklarını elektronik ortamda onaylayamayabilir veya savunma başvurusunda imza sorunu çıkabilir.

Tezli yüksek lisansta Yönetmeliğin 9’uncu maddesine göre öğrenci tezini danışmanına sunar; danışman da tezin savunulabilir olduğuna ilişkin görüşüyle çalışmayı enstitüye teslim eder. Doktora için Yönetmeliğin 22’nci maddesinde aynı nitelikte usul vardır. Danışmanın sistemde görünmemesi bu işlemleri fiilen durduruyorsa, “danışmanlık devam ediyor” biçimindeki sözlü açıklama öğrencinin durumunu çözmez.

Enstitü; danışmanın rapor ve görüşlerini hangi yolla ileteceğini, uzmanlık alanı dersinin nasıl yürütüleceğini, tez izleme toplantısına nasıl katılacağını, savunma evrakında hangi sıfatla yer alacağını ve elektronik yetkinin nasıl sağlanacağını yazılı olarak belirlemelidir. Üniversitenin kendi yönergesi kurul kararı arıyorsa bu karar alınmalı; teknik erişim ile akademik statü arasında çelişki bırakılmamalıdır.

Her olayda yeniden “danışman atama” kararı alınması gerekmeyebilir. Fakat devam eden danışmanlığın idari kayıtlara nasıl yansıtıldığı ve öğrencinin süreye bağlı işlemlerinin nasıl tamamlanacağı anlaşılır olmalıdır. Azami süre işlerken kurum içi erişim sorununun aylarca çözülmemesi, gecikmenin öğrenciye yüklenip yüklenemeyeceği konusunda ayrı bir uyuşmazlık doğurur.

Öğrencinin danışman değişikliği istemesi

Öğretim üyesinin kurumdan ayrılması, öğrencinin her durumda aynı kişiyle çalışmaya zorlanacağı anlamına gelmez. Bilimsel iletişimin sürdürülememesi, danışmanın uzun süre geri bildirim vermemesi, laboratuvar veya veri altyapısına erişimin kesilmesi, tez izleme toplantılarının yapılamaması yahut savunma başvurusunun fiilen ilerlememesi değişiklik talebine dayanak olabilir.

Ulusal Yönetmeliğin 8 ve 18’inci maddelerinde eski danışmanın muvafakatini bütün hâllerde zorunlu kılan genel bir hüküm yoktur. Üniversite yönergesinde mevcut danışmanın imzası veya görüşü istenebilir. Görüş alınması ile danışmana mutlak veto yetkisi verilmesi aynı şey değildir. Danışmanın imza vermemesi nedeniyle öğrencinin talebini süresiz bekletmek yerine, yetkili kurul somut sebepleri değerlendirmeli ve karar vermelidir.

Değişiklik dilekçesinde yalnız “anlaşamıyoruz” denilmesi çoğu zaman yetersiz kalır. Danışmana gönderilen tez bölümleri, geri bildirim tarihleri, yapılmayan tez izleme toplantıları, bekleyen etik kurul değişikliği, laboratuvar erişimi ve savunma başvurusu gibi kayıtlar gecikmenin tez sürecine etkisini gösterir. Talep reddedilecekse öğrencinin mevcut danışmanla hangi takvim ve usul içinde devam edeceği de karardan anlaşılmalıdır.

Danışmanlığın bilimsel bir çalışma ilişkisi olması, üniversiteyi uyuşmazlığa bütünüyle müdahalesiz bırakmaz. Enstitü kurul kararıyla kurduğu danışmanlık sisteminin işlemeye devam etmesini sağlamak zorundadır. Öte yandan her fikir ayrılığı da zorunlu danışman değişikliği sebebi değildir; talep, tez çalışmasının yürütülmesine somut etkisi üzerinden ele alınır.

Danışman değişikliği azami süreyi baştan başlatmaz

Tezli yüksek lisans programının süresi, bilimsel hazırlıkta geçen süre hariç olmak üzere öğrencinin kayıtlı olduğu programa ilişkin derslerin verildiği dönemden başlar. Yönetmeliğin 7’nci maddesine göre normal süre dört, azami süre altı yarıyıldır. Öğrencinin bazı yarıyıllarda kayıt yaptırmaması, kural olarak bu hesabı durdurmaz.

Doktorada Yönetmeliğin 17’nci maddesi, tezli yüksek lisans derecesiyle kabul edilenler için sekiz yarıyıl ve azami on iki yarıyıl; lisans derecesiyle kabul edilenler için on yarıyıl ve azami on dört yarıyıl öngörür. Bu süreler danışmanın ilk atanma veya değiştirilme tarihinden başlamaz.

Dolayısıyla danışman değiştiğinde programa yeniden başlanmış sayılmaz ve genel bir altı aylık ek süre doğmaz. Öğrenciye süre kazandıracak bir hüküm varsa bunun dayanağı danışman değişikliğinin kendisi değil, Yönetmelikte veya özel kanun hükmünde düzenlenmiş kayıt dondurma, ek süre ya da sayılmayan dönem uygulamasıdır.

Bununla birlikte üniversitenin gecikmesi ayrı değerlendirilmelidir. Öğrenci süresinde başvurduğu hâlde aylarca yeni danışman atanmamış, tez izleme toplantısı kurumdan kaynaklı nedenle yapılamamış veya savunma evrakı sisteme alınmamış olabilir. Bu durumda kayıt tarihi, kalan süre, öğrencinin başvuru tarihleri, öğretim üyesinin ayrılışı ve enstitünün işlem yaptığı tarihler bir zaman çizelgesinde gösterilmelidir. Danışman değişikliğinin süreyi otomatik uzatmaması, idarenin kendi gecikmesinin bütün sonuçlarını öğrenciye yükleyebileceği anlamına gelmez.

Yargısal denetimde süre hesabının başlangıcı, kayıt dondurulan dönemler ve kanun gereği sayılmaması gereken süreler somut olarak belirlenir. Danışman değişikliği tek başına genel bir ek süre doğurmaz; hesap varsayımla değil, öğrenci dosyasındaki kayıt ve kurul kararlarının tarihleriyle yapılmalıdır.

Tez önerisi reddedildikten sonraki özel durum

Doktora tez önerisinin reddedilmesi hâlinde Yönetmeliğin 21’inci maddesi özel bir takvim kurar. Öğrenci yeni danışman veya tez konusu seçebilir ve yeni tez izleme komitesi atanabilir. Aynı danışmanla devam eden öğrenci üç ay içinde, danışmanını veya tez konusunu değiştiren öğrenci ise altı ay içinde yeniden tez önerisi savunmasına alınır.

Buradaki altı ay, bütün danışman değişikliklerine verilen ek süre değildir. Yalnız tez önerisi reddedilmiş doktora öğrencisinin yeni danışman veya konu seçtiği aşama için geçerlidir. Emeklilik, kurum değişikliği veya iletişim sorunu nedeniyle başka bir aşamada yapılan değişiklikte bu süre doğrudan uygulanamaz.

Yeni danışman atandığında tez izleme komitesinin de güncellenmesi gerekir. Yönetmeliğin 20’nci maddesi uyarınca danışman komitenin doğal üyesidir. Danışman değiştiği hâlde komite kaydında önceki öğretim üyesinin bırakılması, daha sonra düzenlenecek tez izleme raporlarının geçerliliğini tartışmalı hâle getirebilir.

Üniversite dışından danışman atanması

Yönetmeliğin 8 ve 18’inci maddeleri, birinci danışmanın kural olarak öğrencinin üniversitesinin kadrosundaki öğretim üyeleri arasından seçilmesini öngörür. Üniversitede aranan nitelikte öğretim üyesi bulunmaması hâlinde, senatonun ilkeleri çerçevesinde başka bir yükseköğretim kurumundan öğretim üyesi enstitü yönetim kurulunca danışman seçilebilir. İkinci danışman ise üniversite kadrosu dışından, en az doktora derecesine sahip kişiler arasından atanabilir.

2547 sayılı Kanun’un Ek 46’ncı maddesi kapsamında kısmi zamanlı görevlendirilen araştırmacılar da belirli şartlarla birinci danışman olabilir. Öğrencinin talebi, araştırmacının yazılı muvafakati ve enstitü yönetim kurulu kararı aranır. Ek 46 görevlendirmesi tek başına danışmanlık ataması değildir.

Kurumdan ayrılan öğretim üyesinin başlamış danışmanlığının devamı ile ilk kez dışarıdan danışman atanması birbirinden farklıdır. İlkinde geçerli bir atama kararından sonra kadro ilişkisi değişir. İkincisinde daha önce danışmanlık sıfatı bulunmayan kişi atanır ve dışarıdan danışman seçiminin bütün şartları aranır.

Tez konusu, etik kurul ve proje kayıtları

Danışman ataması ile tez konusu onayı ayrı idari belirlemelerdir. Danışmanın değişmesi tez konusunu kendiliğinden değiştirmez. Yeni danışmanla birlikte konu, yöntem veya başlık esaslı biçimde değişecekse anabilim dalı önerisi ve enstitü yönetim kurulu onayı yeniden alınmalıdır.

İnsan katılımcıları, kişisel verileri, hayvan deneylerini veya kurum iznini içeren çalışmalarda danışman ve yöntem değişikliği etik kurul kararının kapsamını etkileyebilir. Etik kurul belgesinde araştırmacı olarak kimlerin gösterildiği, veri toplama aracı ve çalışma yerinin değişip değişmediği kontrol edilmelidir. Eski kararın yeni araştırma düzenini otomatik olarak kapsadığı varsayılmamalıdır.

Tez bir bilimsel araştırma projesiyle bağlantılıysa proje sözleşmesi, burs veya destek koşulları, laboratuvar kayıtları, numune ve veri yönetimi de ele alınır. Danışmanın kurumdan ayrılması üniversiteye ait cihaz, veri veya numunelerin kendiliğinden başka kuruma taşınabileceği anlamına gelmez. Öğrencinin bilimsel katkısı da sırf danışman değişti diye önceki danışmana veya kuruma geçmiş sayılmaz. Teslim ve erişim yetkileri yazılı biçimde belirlenmelidir.

Yayın yazarlığında idari danışmanlık sıfatı değil, fiili bilimsel katkı belirleyicidir. Önceki danışman sırf kurumdan ayrıldığı için yayından çıkarılamaz; yeni danışman da yalnız atama kararıyla daha önce tamamlanmış çalışmanın yazarı olmaz. Benzer şekilde tezden doğan buluşta danışmanlık tek başına buluş sahipliğini belirlemez. 6769 sayılı Sınai Mülkiyet Kanunu’nun 121’inci maddesi, yükseköğretim kurumlarında gerçekleştirilen buluşların bildirimi ve kurumun hak sahipliği talebi için özel usul getirir.

Enstitü kararının denetlenmesi

Danışman değişikliği dosyasında öğrencinin ilk kayıt tarihi, geçerli danışman atama kararı, tez konusu onayı ve kalan azami süre başlangıç belgeleridir. Doktora öğrencilerinde yeterlik, tez önerisi, tez izleme komitesi kararı ve raporlar da eklenir. Öğretim üyesinin kurumdan ayrıldığı tarih ile sistem yetkisinin kapatıldığı tarih farklı olabileceğinden her ikisi belirlenmelidir.

Danışmanlığın devamı isteniyorsa öğrencinin ve öğretim üyesinin iradesi ile ders, izleme ve savunma işlemlerinin nasıl yürütüleceği kayda bağlanmalıdır. Değişiklik isteniyorsa öğrencinin gerekçeli dilekçesi, eski danışmanın görüşü, yeni danışmanın kabulü, anabilim dalı önerisi ve enstitü yönetim kurulu kararı kronolojik olarak dosyada bulunmalıdır.

Talebin reddi veya uzun süre kararsız bırakılması hâlinde hangi makamın hangi tarihte işlem kurduğu ve kararın öğrenciye ne zaman bildirildiği önem taşır. Üniversite bilimsel uygunluğu değerlendirebilir; ancak öğrenciye danışman atanmadan süresinin işletilmesi, eski danışmanın imzası mutlak şartmış gibi talebin sürüncemede bırakılması veya YÖK’ün başlamış danışmanlığa ilişkin ilkesinin hiç dikkate alınmaması yargısal denetime konu olabilir.

Tez danışmanı değişikliği uyuşmazlığında lisansüstü eğitim avukatı bakımından mesele yalnız “kiminle çalışılacağı” değildir; öğrencinin azami süresi, tez izleme komitesi, etik kurul, proje verileri ve savunma takvimi aynı işlem zincirinden etkilenir. İnceleme bu bütünlük içinde yapılmadığında bilimsel ilişkiyle idari statü birbirinden kopar ve gecikmenin sonucu haksız biçimde öğrenciye yüklenebilir.